(財)北九州産業学術推進機構(FAIS)が11月5、6日に開催する「第9回ひびきの祭」におけるイベント申込をFAISホームページで申込フォームによる受け付けを行ったところ、申込内容(氏名・住所・年齢・電話番号・電子メールアドレス)について、FAIS担当職員に受信されるだけではなく、誤って昨年度の「ひびきの祭」の受付業務受託事業者に自動的に転送されていたことが判明しました。
関係の皆様方にご心配・ご迷惑をおかけしましたことを深くお詫び申し上げます。

1 誤転送メールの内容

  1. 期間、件数
    平成23年10月5日(水)より10月20日(木)までの213件(申込者のべ人数703人)
  2. 誤転送メールに含まれていた情報
    ①氏名 ②住所 ③年齢 ④電話番号 ⑤電子メールアドレス
  3. 誤転送送付先
    昨年度の「ひびきの祭」受付業務受託事業者(1社)

2 経緯

  1. 平成23年10月5日(水)より、FAISホームページにおいて、「ひびきの祭」イベント申込フォームを立ち上げ、申込受付を開始した。
  2. 10月20日(木)16:00、昨年度の「ひびきの祭」の受付業務受託事業者からFAISホームページの申込フォームで申し込みをされた方の申込内容が、同受託事業者に自動転送されている旨の連絡があったため、直ちに転送を遮断する措置をとった。

3 原因

  1. 昨年度、「ひびきの祭」イベント申込受付業務等を事業者に委託するため、FAISホームページで申込を行った内容が記載された電子メールを、事業者に自動転送するように設定を行った。
  2. 昨年度、「ひびきの祭」の受付業務等が終了した際、自動転送の設定を解除していなかったことにより、今年度の申込の際、昨年度の受託事業者に電子メールが転送されたため。
    (今年度の事務処理については、委託業者へ転送せず、FAISが直接、事務処理を行っている。)

4 対応状況

申込電子メールを誤って転送した213件の申込者に対しては、ご報告とお詫びの電子メールを送信することとしています。
また、申込電子メールを受信した昨年度の受託事業者に対しましては、お詫びの連絡を行うとともに、着信電子メールの削除をお願いし、既に措置済みです。
なお、現時点では被害を受けたとの報告はありません。

5 今度の対応

再発防止に向けて、メールでの受付業務の手順及びチェック体制について、再度、管理徹底を行うとともに、全職員を対象とした情報セキュリティに関する研修を引き続き実施します。

お問い合わせ先

(財)北九州産業学術推進機構(FAIS)
キャンパス運営センター総務企画部
担当:山本、髙塚
電話番号:093-695-3111